DBMS sind für Unternehmen sehr wichtig, um sie zu verstehen und richtig zu nutzen. Das DBMS kann die Produktivität enorm steigern, birgt aber auch Sicherheitsrisiken. Das Unternehmen muss wissen, wie man die richtigen Sicherheitsmaßnahmen ergreift, um zu überprüfen, ob die gespeicherten Informationen sicher sind. Wenn die Informationen nicht sicher aufbewahrt werden, besteht eine große Chance für kriminelle Aktivitäten, und es hat mehrere Fälle bei Banken gegeben, in denen dies geschehen ist.
Ein Datenbankmanagementsystem kann Daten schnell und effizient markieren, abrufen und manipulieren, was einfache Tabellenkalkulationsprogramme noch nicht können. Das DBMS kann auch Dateien strukturieren, Daten speichern und Datensätze verknüpfen.
Beispiel 1: Ein Unternehmen hat ein System für HR-Dateien und ein anderes System für die Gehaltsabrechnung. Diese beiden Systeme können die Dateien für jede einzelne Person verknüpfen und der Benutzer kann leicht von der HR-Datei eines Mitarbeiters zu seiner Gehaltsabrechnungsdatei navigieren. Dies ist ein Beispiel, bei dem es wichtig ist, dass das Unternehmen ein sehr hohes Augenmerk auf die Sicherheit seines DBMS hat.
Beispiel 2: Dateien sind übersichtlich strukturiert. Eine Hochschule hat elektronische Akten über alle Studenten. Es gibt Dateien für alle Interaktionen, die das Personal der Hochschule mit dem Studenten hatte, alle Dokumente, die sich auf die finanzielle Unterstützung, die Anwesenheit und alle anderen relevanten Materialien beziehen, sind im DBMS untergebracht und befinden sich am selben Ort in jeder Studentenakte. Dies ist ein weiterer Fall, in dem die Sicherheit der Dateien von größter Bedeutung ist. Eine Verletzung der Informationen könnte zu schweren Verstößen gegen FERPA führen.
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